Организация служб делопроизводства - реферат

.

Кирсанова М.В.

1. Организационное построение службы делопроизводства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе либо у секретаря. Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций меж структурными подразделениями учреждения; при Организация служб делопроизводства - реферат всем этом в каждом из их производится относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует соединять децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции производятся в разных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей спец подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной формеоперации делают централизованно Организация служб делопроизводства - реферат (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное сервис, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В маленьких учреждениях (когда документирование осуществляется конкретно в подразделениях), также в территориально разобщенных (расположенных, к примеру, в разных районах огромного Организация служб делопроизводства - реферат городка) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций употребляют смешанную форму организации делопроизводства.

Более рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, так как она позволяет:

понизить цена делопроизводственных операций;

сделать лучше компанию труда делопроизводственного персонала и, а именно, ввести его нормирование;

обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников Организация служб делопроизводства - реферат;

использовать прогрессивные и производительные технические средства;

обеспечить единство организационного и методического управления.

В современных критериях стопроцентно централизовать делопроизводственное сервис можно исключительно в сравнимо маленьких учреждениях. В больших учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль выполнения документов, стенографирование и печатание Организация служб делопроизводства - реферат документов, их размножение, методическое управление делопроизводством.

В маленьких учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное сервис производит секретарь-референт управляющего.

Если организация либо учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого Организация служб делопроизводства - реферат структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и методов сотворения и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают аннотации по делопроизводству, которые учреждаются приказом управляющего учреждения (см. прилож. 1.2).

2. Разделение функций меж подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала Организация служб делопроизводства - реферат является глубочайшее и точное разделение функций меж подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает управляющий отдела и утверждает управляющий учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает управляющий этого подразделения вместе, с управляющим отдела, а утверждает управляющий отдела Организация служб делопроизводства - реферат, управляющий делами либо управляющий другого подразделения, в состав которого заходит отдел делопроизводства.

Положение об отделе либо его структурном подразделении включает последующие разделы:

общие положения;

главные функции и задачки;

обязанности, права и ответственность управляющего (этот пункт имеет место в этом случае, если не разрабатывается должностная аннотация управляющего);

организация работы Организация служб делопроизводства - реферат;

управление подразделением.

Положение должно содержать точные формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства употребляют типовое Организация служб делопроизводства - реферат положение. Его дополняют (по мере надобности — уменьшают) и корректируют в согласовании с определенными критериями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная аннотация,которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его действенной работы (см. прилож Организация служб делопроизводства - реферат. 1.3).

Аннотация состоит из последующих разделов.

Общая часть.Инсталлируются главные задачки работника (к примеру, осн9вная задачка делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), проф требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому конкретно подчинен работник Организация служб делопроизводства - реферат, главные документы и материалы, которыми должен управляться работник в собственной деятельности.

Функции работника.Определяются предмет ведения либо участок работы, закрепленный за сотрудником, список видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (к примеру, регистрация документов может слагаться из таких работ, как наполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т Организация служб делопроизводства - реферат.д.).

Обязанности работника.Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей инфы, предполагающие непременное внедрение определенных форм и способов работы (к примеру, повторяющийся контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения определенных действий, определяющие порядок выполнения поручений, этические Организация служб делопроизводства - реферат нормы, которые нужно соблюдать в коллективе. Время от времени в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника.Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Отношения(связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к выполнению тех Организация служб делопроизводства - реферат либо других документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы.Перечисляются аспекты, дозволяющие оценить степень выполнения работником собственных функций и обязательств, использования прав и т.д. Основными аспектами являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную аннотацию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает управляющий либо заместитель Организация служб делопроизводства - реферат, курирующий отдел делопроизводства.

3. Организация работы секретаря-референта

Основная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его важная задачка, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание наибольшей помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания управляющих, профессионалов в значимой мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, находится Организация служб делопроизводства - реферат в зависимости от уровня его организации. На практике секретарь-референт или ведет стопроцентно (либо в значимой мере) делопроизводство аппарата управления либо большого структурного подразделения в целом, выполняя при всем этом функции секретаря управляющего, или делает только функции секретаря управляющего. Преобладает 1-ый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется Организация служб делопроизводства - реферат широтой и многообразием выполняемых функций и операций. Во-1-х, секретарская деятельность просит умения стремительно переключаться с 1-го вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием гостей и т.д. Во-2-х, секретарь-референт в течение рабочего денька разговаривает с относительно огромным кругом лиц. В Организация служб делопроизводства - реферат-3-х, секретарь-референт кроме поручений конкретного управляющего по роду собственной деятельности часто должен делать поручения других лиц. Такое положение делает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и потому его обязанности и права должны быть в особенности строго определены и закреплены в должностной аннотации.

Наличие должностной аннотации — важная предпосылка рациональной Организация служб делопроизводства - реферат организации секретарской деятельности. Разглядим особенности должностной аннотации секретаря-референта (см. прилож. 1.4).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым конкретно подчинен секретарь. Среднее решение — конкретное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен очень полный список инструктивно-методических документов, которыми управляется секретарь-референт в Организация служб делопроизводства - реферат собственной деятельности, справочных и других пособий.

Следует найти требования не только лишь к проф грамотности секретаря-референта, да и к его проф умению (к примеру, печатать, оформлять документы, воспользоваться множительной техникой, обладать компом и т.д.).

В разделе «Функции и задачки секретаря-референта» нужно в общем плане выложить главные Организация служб делопроизводства - реферат направления деятельности секретаря-референта. К примеру:прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки служащих на работу; выполнение машинописных работ; организация приема гостей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у управляющего; оформление листов Организация служб делопроизводства - реферат временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места управляющего; выполнение поручений управляющего и т.д.

С исчерпающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием гостей, сервис управляющего Организация служб делопроизводства - реферат и т.д.). При перечислении обязательств, которые должны излагаться ясно, верно и недвусмысленно, целенаправлено указывать деяния, вытекающие из числа тех либо других критерий либо результатов выполнения установленных обязательств.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное либо неверное выполнение собственных обязательств, за неверное внедрение либо неиспользование Организация служб делопроизводства - реферат собственных прав. При всем этом следует подразумевать, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

Кроме работы с документами секретарь почти всегда делает функции, связанные с организацией приема гостей, подготовкой и ролью в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается Организация служб делопроизводства - реферат машинописью и' ксерокопированием документов.

Организация приема гостей — одна из важных функций секретаря. При ее выполнении секретарь должен проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, без помощи других решать некие вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми управляющий поддерживает неизменные либо разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других Организация служб делопроизводства - реферат организаций, граждане, которых управляющий воспринимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием служащих, целенаправлено придерживаться последующих советов.

Управляющий должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в хоть какое время без подготовительной договоренности. Прием других работников управляющий, обычно, производит в установленные часы Организация служб делопроизводства - реферат, о которых секретарь-референт должен информировать соответственный контингент служащих. По желанию управляющего секретарь-референт может вести подготовительную запись работников, что позволит уменьшить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с управляющим в не отведенное для приема время Организация служб делопроизводства - реферат, секретарь-референт должен доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в предстоящем секретарь-референт действует согласно указаниям управляющего, информируя о их сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт должен узнать, согласована ли заблаговременно (письменно либо по телефону) встреча данного лица с управляющим Организация служб делопроизводства - реферат. Если встреча согласована, то секретарь информирует управляющего о прибытии данного лица, по мере надобности припоминает ему об этом и в предстоящем поступает в согласовании с его указаниями. Если подготовительной договоренности не было, секретарь узнает, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может Организация служб делопроизводства - реферат навести это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только управляющий, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в предстоящем в согласовании с его указаниями.

Ни в коем случае секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без подготовительного извещения. Представляя гостя, секретарь-референт должен верно именовать его Организация служб делопроизводства - реферат фамилию, должность, компанию.

Во время приема следует переключить телефон управляющего на секретаря-референта.

Если в заблаговременно назначенное для приема время управляющий отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт должен от имени управляющего извиниться, разъяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время последующей встречи.

Значительно отличны от изложенных Организация служб делопроизводства - реферат обязанности секретаря по организации приема людей. Почти всегда он делает последующие функции:

ведет регистрацию людей, желающих быть принятыми управляющим, при всем этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и выставленные им документы. Опытнейший секретарь-референт может указать на отсутствие документов, нужных для рассмотрения дела;

обеспечивает порядок в Организация служб делопроизводства - реферат приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по просьбе управляющего нужные документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

по мере надобности ведет запись беседы управляющего с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке либо журнальчике.

Значительную часть рабочего денька секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При всем Организация служб делопроизводства - реферат этом для экономии рабочего времени управляющего секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это может быть, другим работникам аппарата управления. Очень живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтоб верно и, главное, с полезностью для дела регулировать телефонные Организация служб делопроизводства - реферат воззвания к руководителю.

При отсутствии управляющего секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при способности интересующие его вопросы, а потом докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону должен дать исчерпающую информацию о часах приема, наличии либо отсутствии управляющего на рабочем месте, а в неких случаях — о месте его пребывания и времени возвращения Организация служб делопроизводства - реферат.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В данном случае секретарь-референт советует абоненту обратиться к руководителю письменно либо лично.

Стиль телефонного разговора должен быть коротким и тактичным, а содержание — исчерпающим, не допускающим двойного либо превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции Организация служб делопроизводства - реферат секретаря-референта могут быть последующими:

информирование приглашаемых о месте, времени, повестке денька, докладчиках и т.д. (с этой целью употребляются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

подготовка перечня участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

оформление доклада управляющего, подготовка Организация служб делопроизводства - реферат иллюстративных материалов;

регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

ведение протокола либо стенограммы совещания;

подбор материалов для управляющего;

выполнение оперативных поручений управляющего, приобретенных в процессе совещания;

оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Качество Организация служб делопроизводства - реферат секретарского обслуживания прямо находится в зависимости от уровня подготовки секретаря-референта. В Рф сотворена и развивается сеть учебных заведений исходного проф образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.


organizaciya-samozanyatosti.html
organizaciya-sanitarnoj-obrabotki-lichnogo-sostava-vojsk-naseleniya-zarazhyonnih.html
organizaciya-sbora-dannih-v-otdelnih-vidah-issledovaniya-referat.html