Организация работы секретаря - реферат

Курсовая работа по делопроизводству студентки 3 курса заочного отделения

Русский муниципальный гуманитарный институт

Факультет управления

Кафедра документоведения и организациия делопроизводства

Москва, 1993 г.

ВВЕДЕНИЕ

Достижение науки и техники, бурное развитие научнотехнической революции, воздействующие на всю сферу людской деятельности, требуют предстоящего совершенствования управления, стиля и способов работы, увеличения свойства и эффективности управленческого труда.

Стиль Организация работы секретаря - реферат управляющего является одной из важных сторон управленческой деятельности: от того, как работает управляющий, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль управляющего" врубается его способность организавать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его дела к риску и ошибкам, осознание эмоций других людей. На стиль управляющего в отдельной степени оказывает Организация работы секретаря - реферат влияние работа его секретаря.

Можно без приувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления почти во всем определяется умением секретаря со познанием дела делать свои обязанности, высвободить управляющего от нерациональной издержки времени на выполнение на техническом уровне функций.

На самом деле дела, секретарь является координирующим центром определенного Организация работы секретаря - реферат структурного подразделения, что на практике значит полную осведомленность о местонахождении лиц собственного подразделения, правильное оформление переписки, подготовку компанию телефонных дискуссий. Все это в особенности нужно для оперативного выполнения срочного задания управления определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не воспринимает решений по вопросам, входящим в компетенцию собственного управляющего, но она конкретно участвует Организация работы секретаря - реферат в проведении в жизнь принятых решений. И тут личные свойства секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, благожелательность, чувство справедливости, вместе с личным обоянием играют огромную роль. Секретарь является связывающим звеном меж своим управляющим и подчиненными. Секретарь представляет управляющего также и перед другими учреждениями, и по ней Организация работы секретаря - реферат часто судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря неизменного увеличения собственной деловой квалификации, более глубочайших познаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высочайшей эффективности работы аппарата управления является верная организация раработы таковой массовой категории вспомагательных Организация работы секретаря - реферат служащих как секретари. Но в этой области стоит отметить значительные недочеты: обычно, подготовка секретаря сводится приемущественно к освоению технических способностей - стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, разные психические нюансы его деятельности глубоко не изучаются. Нужные способности вырабатываются у секретарей в процессе долговременной практической работы Организация работы секретаря - реферат способом "проб и ошибок".

Обширное распространение микроэлектроники, компов личного использования, массивных средств автоматической обработки текста и графической инфы, высоко действенных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют неким спецам ставить вопрос о перспективах сотворения электрической конторы грядущего .

Может быть, при таком уровне Организация работы секретаря - реферат развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психические нюансы труда служащих, и техника способна решить все трудности, обеспечить высокоэффективный труд управляющего и секретаря.

Конечно, нет. Отлично при помощи современной техники решаются только вопросы автоматизации информационных процессов, другими словами те, которые более отлично поддаются формализации. Существенно сложнее формализовать Организация работы секретаря - реферат процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и тут предпринимаются пробы использования достижений современной вычислительной техники. Все же в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень огромное воздействие на эффективность труда в сфере управления оказывают и психические нюансы отношения людей. Предпринимаются пробы перестройки организационной структуры ряда Организация работы секретаря - реферат компаний США с внедрением подхода к управленческому труду, как к процессу обработки инфы. При помощи сотворения автоматических центров обработки инфы на ЭВМ пробовали достигнуть сокращения числа служащих и увеличения производительности труда в сфере управления. Но при реализации такового подхода ярко проявились неудобства работы для управляющих высшего и среднего Организация работы секретаря - реферат звена при подмене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки инфы. В итоге были обязаны возвратиться к прежним организационным структурам.

Возможно, ключом к решению этой препядствия является полный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человечьих отношений в сфере управления.

ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ Организация работы секретаря - реферат И РАБОТЫ

Способность отделить главное от второстепенного в работе нередко отсутствует у многих управляющих. Это приводит к тому, что сотрудники, также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой инфы.

Эту делему секретари решают методом выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязательств, заместо того, чтоб в согласовании с логикой поступать напротив.

Главное Организация работы секретаря - реферат в любом деле можно отыскать только владея аспектом значимости, другими словами умение определять разные по значению цели: общие, часные. Потому нужно выработать внутри себя способность как можно резвее и поточнее это сделать.

Большая часть людей путают задачи с затруднениями. Под неувязкой понимают расхождение меж "Должно" и "Есть", меж Организация работы секретаря - реферат планируемым и реальным.

Есть три варианта решения задачи:

1. "Должно" - требование, которое нереально выполнить на данном шаге. Таким макаром, то, что до сего времени представляло собой "Есть", преобразуется "Должно".

2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва меж планируемым и реальным, потому что "Должно" реально достижимо.

3. Компромисс для сближения Организация работы секретаря - реферат "Должно" и "Есть".

1.1. Рациональная организация работы секретаря

Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны либо должны быть скоро окончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из

секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в

папки либо обложки.

Исходящие документы нужно поделить на:

а) фактически исходящую почту Организация работы секретаря - реферат, идущую за границы предприятия;

б) документы, рассылаемые в границах предприятия;

в) документы, созданные для подшивки в дела.

Текущую работу следует поделить на:

1. Срочную - к выполнению сейчас (материалы для телефонных переговоров должны находится раздельно).

2. Наименее срочную. Следует сложить все совместно то, что относится к определенному делу, в одну папку либо Организация работы секретаря - реферат обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема гостей. Материалы должны размещаться в шкафу с делами так, чтоб и управляющий, и его ассистент, и другие сотрудники могли сходу отыскать их. Сам перечень сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы неизменного потребления. Это отделение не должно быть очень Организация работы секретаря - реферат широким. В нем может лежать только то, чем пользуются в особенности нередко. Временами нужно инспектировать, все ли документы нередко бывают необходимы в текущее время. Если этого впору не делается, то скапливается достаточное количество документов, посреди которых тотчас тяжело отыскать нужный, тратится избыточное время на его поиски. Проверку Организация работы секретаря - реферат лучше делать в свободное от основной деятельности время, чтоб не отвлекаться и ничего не спутать.

ГЛАВА 2. Конкретное ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ Управляющего

2.1. Предназначение графика

а) Своевременное выполнение очередных задач.

б) Распознование собственных сильных и слабеньких сторон.

в) Наилучшее внедрение собственного времени.

г) Экономичный труд.

д) Увеличение производительности труда.

2.2. Разделение ответственности за Организация работы секретаря - реферат соблюдение сроков

В работе многих руководителй встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут сделать нужное планирование времени. Потому секретарь должен поочередно, но не очень очевидно и не назойливо воспитывать у управляющего чувство потребности в планировании времени, по последней мере, в отношении к самой для себя. Не следует принимать Организация работы секретаря - реферат распоряжений управляющего, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, может быть, сделают вывод, что рациональнее назначить определенные сроки, чтоб секретарь оставила их в покое.

Бессчетные совещания оказываются никчемными, потому что не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его Организация работы секретаря - реферат нужно выполнить. Обычно молвят: "Срочно" либо "В последнее время". А как срочно либо в какое последнее время - нередко не уточняют, за все ошибки платит секретарь.

Потому секретарь должен хлопотать о календаре-памятке собственного управляющего. Многие руководители тотчас запамятывают о собственных распоряжениях, и потому секретарь должна мыслить не Организация работы секретаря - реферат только лишь за себя, да и за управляющего, быть так именуемым "опекуном".

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, также с учетом требований и способностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги Организация работы секретаря - реферат высочайшей эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего денька.

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Так как секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть прототипом правильной организации, показателем высочайшей культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря Организация работы секретаря - реферат должна обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязательств, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно размещается рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, неподалеку от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно было созидать всех входящих.

В помещении должны Организация работы секретаря - реферат находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, конкретно в процессе работы.

Мебель для гостей дожна находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, комфортна для размещения в помещении.

Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, потому он обязан иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу Организация работы секретаря - реферат для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит ее размещения с учетом требований эргономичности и наибольшей эффективности работы.

Принципиальным частей организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны просто, плавненько и бесшумно выдвигаться. Большой ящик идеальнее всего приспособить для вертикального Организация работы секретаря - реферат хранения материалов, в других ящиках должны быть разные особые приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Нужно повсевременно и строго смотреть за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств Организация работы секретаря - реферат, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их располагают таким макаром, чтоб они были доступны для подхода и краткосрочного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, потому что это может привести к суровой Организация работы секретаря - реферат поломке, также к размножению посторенней инфы. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и потому спрашивать за нее будут, сначала, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

3.1. Организация работы секретаря, управляющий которого нередко отсутствует

Секретарь обязан иметь возможность по мере надобности Организация работы секретаря - реферат гласить со своим управляющим по неотложным делам.

Если работа управляющего отлично согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время управляющий будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону либо по телексу, если это нужно.

Есть руководители, у каких продолжительность Организация работы секретаря - реферат отдельных бесед, совещаний, также время, на которое они назначены, очень различны. В данном случае можно связаться с ним исключительно в определенное время. Об этом времени оба должны верно условиться.

По-моему воззрению, управляющий должен всегда гласить собственному секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет Организация работы секретаря - реферат необходимость и во сколько он возвратится, хотя бы примерно. И в этом нет ничего предосудительного.

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.

Приглашение на конференцию необходимо разослать приглашенным, по последней мере, за 2 недели до ее начала, при этом следет просить ответить на приглашение, так как следует знать, сколько прибудет Организация работы секретаря - реферат участников.

В приглашении непременно должно быть обозначено место заседания, часть строения либо корпус, этаж, комната, также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Необходимо позаботиться о том, чтоб при проведении заседаний было обеспечено последующее:

1) помещение для заседаний на всегда их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту либо Организация работы секретаря - реферат проходную без задержки. Для этого нужно заблаговременно составить перечень приглашенных и дать на проходную;

3) служебные машины либо такси для подвоза участников из гостиниц либо с вокзала;

4) сервис в зале заседаний.

ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

Профессия секретаря просит от человека высочайшей подготовленности, целого комплекса личных и Организация работы секретаря - реферат деловых свойств, обусловленных специфичностью секретарского труда. Задачка секретаря состоит в том, чтоб высвободить управляющего от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его оязанности заходит выполнение огромного объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной инфы, также по организации приема гостей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию Организация работы секретаря - реферат и т.п. Очень принципиальным фактором в работе секретаря является хороий деловой контакт с управляющим, умение выполнить работу в стиле управляющего.

Условно обязанности секретаря можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию управляющего. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний Организация работы секретаря - реферат и совещаний, организация приема гостей, телефонное сервис, подготовка командировок, планирование собственной работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

Следует учесть то, что обязанности секретарей руководителй разных Организация работы секретаря - реферат уровней управения отличаются как по содержанию, так и по объему. Часто секретарь управляющего большого учреждения, предприятия6 организации имеет в совем руководстве служащих, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь делает в основном функции бездокументного обслуживания: прием гостей, работа с телефоном и т.д. Секретарь управляющего структурного подразделения, обычно Организация работы секретаря - реферат, делает по мимо собственных главных обязательств еще значимый объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени служащих совего подразделения.

ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.

Одним из принципиальных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Так как секретарь является первым ассистентом управляющего, он должен делать работу в его стиле. Практически Организация работы секретаря - реферат секретарь является личным устроителем управляющего, помогает ему в планировании рабочего времени, также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и гостей.

К огорчению, на практике секретарь нередко встречается с таковой трудностью, как необязательность управляющего в отношении инфы о его местоприбывании, что делает огромные Организация работы секретаря - реферат трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит управляющий и когда возвратится.

Следует учитывать,что не все руководители могут правильно планировать свое рабочее время. Посодействовать руководителю в этом - задачка секретаря. Нужно поочередно, но не назойливо воспитывать потребность в планировании времени. Лучше вкупе с управляющим Организация работы секретаря - реферат раз в день уточнять намеченные мероприятия на последующий денек. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции либо во время вечернего доклада.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сказать гостю время посещения.

Время обеденного перерыва у секретаря и управляющего не должно совпадать.

Одна из Организация работы секретаря - реферат основных задач секретаря - буть проницательным посредником меж управляющим и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для сотворения подходящей обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и нрав работы управляющего, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их управляющим; посодействовать составить документ, удовлетворяющий личную просьбу Организация работы секретаря - реферат и т.п. Секретарю принципиально установить деловые контакты с сотрудниками разных подразделений собственного предприятия. В неких случаях секретарю приходится выступать от имени управляющего. Очень принципиально уметь обходительно и верно давать нужные указания, держать под контролем их выполнение.

5.1. Использование телефоном.

Основная задачка секретаря в работе с телефоном - высвободить управляющего от Организация работы секретаря - реферат вызовов. Помощь секретаря в организации служебных дискуссий по телефону содействует рациональной организации работы управляющих. Секретарь всегда должен держать в голове о необходимости соблюдения служебной потаенны.

5.2. Организация приема гостей.

Обязанности секретаря различны зависимо от того, какой вид приема проводится управляющим. Прием гостей можно поделить на три вида:

1) прием Организация работы секретаря - реферат служащих собственного учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Секретарь должен держать в голове, что гость хоть какого ранга, без исключения, может войти в кабинет управляющего только после доклада секретаря.

Если гость пришел без подготовительной договоренности, то секретарь может без помощи других решить: доложить о нем немедля либо записать на Организация работы секретаря - реферат прием. Повышенное внимание секретарь должен проявлять к организации приема управляющим гостей по личным вопросам.

5.3. Работа секретаря с информацией для управляющего

Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, отыскивать, обрабатывать подходящую информацию, а время от времени и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен пристально просматривать статьи, раскрывающие интересующие Организация работы секретаря - реферат управляющего вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Более принципиальные места в статьях можно выделить закладками либо выделить.

Составляя реферат, секретарь не должен заносить какие-либо дополнения от себя. Если нужно, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В ежедневной работе секретарь должен раз в Организация работы секретаря - реферат день собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут заинтересовывать управляющего и уточнять их у профессионалов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, испытанную.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с управляющим.

Необходимыми факторами фуррора работы личного секретаря является Организация работы секретаря - реферат умение вести себя с людьми и способность сделать воспоминание, повышающее авторитет управляющего. Секретарь должен быть принципиальным звеном в системе контактов собственного управляющего, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие нужных мер. Секетарь является личным представителем собственного управляющего, и выполнение этой кючевой роли просит умения создавать подходящее воспоминание на работников организации и представителей Организация работы секретаря - реферат других компаний.

Роль секретаря управляющего,как она определяется в брошюре Европейской ассоциации проф секретарей, заключается в том, чтоб знать существо деятельности собственного управляющего и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря заходит:

1. Стенографирование, печатание станограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка Организация работы секретаря - реферат входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных дискуссий, организация приемов.

4. Ведение дневника управляющего; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок управляющего.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и роль в работе совещений.

8. Организация дел в кабинете управляющего.

9. Освобождение управляющего от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Управление деятельностью подчиненных секретарю Организация работы секретаря - реферат делопроизводственных служб и персонала.

13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

14. Организация и управление работой по обеспечениею неразглашения обработанной инфы.

15. Обеспечение секретариата и управляющего необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация общих собраний и мероприятий общего нрава.

Данную тему для собственной курсовой работы я избрала не случаем. На данный момент я работаю в организации секретарем Организация работы секретаря - реферат. То, что я прочитала в книжках Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных компаний и наших. Я не в коей мере не желаю оскорбить наших секретарей, но их работал очень очень отличается от работы секретарей на Западе, ну и не только лишь там.

В книжке Д.Харрисона прекрасно Организация работы секретаря - реферат написано, что такое секретарь, его обязанности, свойства. Она была бы неплохим пособием либо памяткой для наших секретарей. Практически все разложено по полочкам. Что нужно делать, как следует делать и т.д.

Когда смотришь по телевидению встречи управляющих компаний, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на Организация работы секретаря - реферат секретаря. Как правило это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожелению, их не так много. Тем паче, на данный момент организуется сильно много акционерных компаний, бирж, которые заключают договоры с западными фирмами. И секретари должны быть"на уровне". Харрисон не напрасно пишет, что Организация работы секретаря - реферат "секретарь представляет собственного управляющего, и по нему судят, время от времени, даже о фирме".

Сначала, у секретарей должно быть такое качество, как благожелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к для себя. Можно даже организовать так именуемые курсы секретарей, где учить их деловым и личным качетвам, которые присущи этой профессии. У Организация работы секретаря - реферат нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж познаний, который нужен в работе секретаря.

Секретарь - принципиальная профессия, в особенности в наше время, в эру сотворения все новых и новых компаний. В основном от него тоже будет зависить фуррор компании либо предприятия. И Организация работы секретаря - реферат пусть профессия секретаря никогда не уронит собственного престижа.

Перечень литературы

1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г.

2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.

3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989 г.



organizaciya-shestogo-shkolnogo-dnya.html
organizaciya-sistemi-distancionnogo-obrazovaniya-referat.html
organizaciya-sistemi-menyu.html